Khi gửi hàng đi nước ngoài, việc theo dõi đơn hàng và xử lý các sự cố phát sinh là rất quan trọng. Việc này giúp đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian, tránh thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn có thể dễ dàng theo dõi và xử lý các vấn đề khi gửi hàng quốc tế.
1. Cách theo dõi đơn hàng khi gửi đi nước ngoài
1.1. Sử dụng mã vận đơn (Tracking Number)
Mỗi đơn hàng gửi đi nước ngoài sẽ có một mã vận đơn duy nhất. Bạn có thể sử dụng mã này để kiểm tra tình trạng đơn hàng thông qua:
- Website của đơn vị vận chuyển (DHL, FedEx, UPS, EMS…)
- Hệ thống theo dõi đơn hàng của công ty gửi hàng
- Ứng dụng di động của hãng vận chuyển (nếu có)
1.2. Các trạng thái đơn hàng thường gặp
Khi kiểm tra mã vận đơn, bạn sẽ thấy các trạng thái phổ biến như:
- Đã tiếp nhận đơn hàng: Hàng đã được nhận tại kho hoặc điểm tập kết.
- Đang xử lý tại kho: Hàng đang được phân loại và chuẩn bị vận chuyển.
- Đã xuất kho và đang vận chuyển: Hàng đang trên đường đến điểm trung chuyển hoặc sân bay.
- Thông quan tại nước nhập khẩu: Hàng đang được kiểm tra bởi cơ quan hải quan nước đến.
- Đang giao hàng: Hàng đã thông quan và đang được giao đến địa chỉ nhận.
- Đã giao thành công: Hàng đã đến tay người nhận.
2. Cách xử lý sự cố khi gửi hàng đi nước ngoài
2.1. Trường hợp hàng bị giữ tại hải quan
Nguyên nhân:
- Thiếu giấy tờ cần thiết.
- Hàng hóa thuộc danh mục hạn chế hoặc bị cấm nhập khẩu.
- Thuế nhập khẩu chưa được thanh toán.
Cách xử lý:
- Liên hệ với đơn vị vận chuyển để biết lý do cụ thể.
- Bổ sung giấy tờ nếu cần thiết (hóa đơn, chứng từ nhập khẩu…).
- Thanh toán thuế hoặc phí phát sinh nếu có.
- Nếu hàng bị từ chối nhập khẩu, bạn có thể yêu cầu hoàn hàng hoặc tái xuất đi nước khác.
2.2. Trường hợp hàng bị thất lạc hoặc giao nhầm địa chỉ
Nguyên nhân:
- Sai thông tin người nhận.
- Hãng vận chuyển gặp lỗi trong khâu phân phối.
Cách xử lý:
- Kiểm tra lại địa chỉ người nhận có chính xác không.
- Liên hệ ngay với đơn vị vận chuyển để yêu cầu tra soát.
- Nếu hàng bị thất lạc, yêu cầu hãng vận chuyển bồi thường (nếu có bảo hiểm hàng hóa).
2.3. Trường hợp hàng bị hư hỏng khi giao đến nơi
Nguyên nhân:
- Hàng hóa không được đóng gói đúng quy cách.
- Va đập mạnh trong quá trình vận chuyển.
Cách xử lý:
- Kiểm tra tình trạng gói hàng trước khi nhận.
- Nếu phát hiện hư hỏng, chụp ảnh làm bằng chứng và gửi khiếu nại đến đơn vị vận chuyển.
- Nếu có bảo hiểm hàng hóa, liên hệ để yêu cầu bồi thường.
2.4. Hàng bị chậm trễ so với thời gian cam kết
Nguyên nhân:
- Ảnh hưởng thời tiết hoặc dịch bệnh.
- Chậm trễ trong quá trình thông quan.
- Sự cố kỹ thuật từ hãng vận chuyển.
Cách xử lý:
- Theo dõi tình trạng đơn hàng qua hệ thống tracking.
- Liên hệ với đơn vị vận chuyển để cập nhật thông tin.
- Trong một số trường hợp, bạn có thể yêu cầu hoàn phí vận chuyển nếu lỗi đến từ nhà cung cấp dịch vụ.
3. Những lưu ý để tránh sự cố khi gửi hàng đi nước ngoài
- Cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin người nhận.
- Đóng gói hàng hóa đúng tiêu chuẩn để tránh hư hỏng.
- Kiểm tra kỹ danh mục hàng cấm hoặc hạn chế nhập khẩu của nước đến.
- Sử dụng bảo hiểm hàng hóa nếu gửi mặt hàng giá trị cao.
- Theo dõi đơn hàng thường xuyên và liên hệ ngay khi có bất kỳ dấu hiệu bất thường.
4. Liên hệ hỗ trợ khi cần thiết
Nếu gặp bất kỳ vấn đề nào khi gửi hàng đi nước ngoài, hãy liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn, xử lý sự cố và đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi an toàn và đúng thời gian cam kết.
Pacific Express – Giải pháp gửi hàng quốc tế an toàn, tiết kiệm!
